Voorbereiding voor Admin-IS

Volg deze instructies om je contacten uit Admin-Is te exporteren en klaar te maken voor import in Bothive.

• Gebruik je Fid-Manager? Ga dan naar volgend artikel.

• Gebruik je AdminPulse? Ga dan naar volgend artikel.

• Gebruik je een ander CRM-pakket? Ga dan naar volgend artikel.

📘 Instructies exporteren contacten

Op basis van volgende stappen heb je je data voorbereid om deze te importeren in Bothive:

1. Open je Relaties.

2. Stel de filters in Admin-IS zodanig dat je enkel nog de gegevens ziet die je wil exporteren. Een filter kan je toevoegen bovenaan het scherm door de knop filteren te kiezen.

Help, ik kan bepaalde zaken niet filteren: Als je niet alles kan filteren zoals je wilt, maak je geen zorgen. We kunnen nog verder filteren in Excel voor we importeren.

3. Selecteer alle benodigde velden in Admin-IS die je nodig hebt voor de import. Dit kan je doen door het tandwiel symbool helemaal links van de kolommen aan te duiden en daar de kolommen te kiezen dat je wil importeren.

   De velden heb je minimaal nodig om te kunnen importeren in Bothive:
   - Voornaam
   - Familienaam
   - E-mailadres
   - Rijksregisternummer (enkel vereist voor Twinntax koppeling)

   Vervolgens selecteer je alle velden die je in Bothive wil importeren (dit hangt sterk af van het doel van je import). Als je enkel wil importeren om een label toe te passen heb je enkel bovenstaande verplichte velden nodig zodat je op basis van je selectie kan labelen.

   Bij een eerste import of het updaten van gegevens, raden we aan om zo veel mogelijk gegevens te exporteren die je in Bothive kan importen. Bekijk hier de importeerbare gegevens.

Indien je nog extra wilt filteren in de lijst die niet beschikbaar was in Admin-IS, voeg dan ook de velden toe als kolommen die je nodig hebt om deze in Excel verder te filteren.

4. Druk bovenaan op “Exporteren” en vervolgens op “Excel (zonder layout)” en klik Ja op de pop-up om het document te openen.

5. Controleer de Excel om zeker te zijn dat alle contacten die je wil importeren aanwezig zijn. Indien je verder wil filteren bekijk dan onze gids over hoe je gemakkelijk je Excel bestanden filtert voor te importeren.

6. Controleer of je Excel-bestand meer dan 50 kolommen bevat. Bothive staat maximaal 50 kolommen toe bij import. Verwijder eventuele overbodige kolommen om te voorkomen dat je een foutmelding krijgt tijdens het importproces in Bothive.

7. Klik in Excel op opslaan als en vervolgens kies je als bestandstype CSV.

Heb je nog vragen over de voorbereiding van je data voor je import of zijn bepaalde zaken onduidelijk? Neem dan contact op met onze supportafdeling via support@bothive.be. Ons team helpt je graag verder.